Das Bezirksamt wird um folgende Auskunft gebeten:
1. Welche Regelungen, internen Handreichungen oder Auslegungshinweise zur Anwendung der Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) bestehen in den einzelnen Geschäftsbereichen des Bezirksamts Pankow und wann wurden diese zuletzt angepasst?
GB 1: Für die Verwendungsnachweisprüfung gilt die interne Arbeitsanweisung „Prüfung der Verwendung von Zuwendungen zur Projektförderung“ (Stand 01/2024; derzeit in Aktualisierung). Ergänzend bestehen Verfahrensregelungen und Formulare, die derzeit an geänderte rechtliche und organisatorische Anforderungen angepasst werden.
GB 2: Bescheide und Formulare werden hinsichtlich der zugrunde liegenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften regelmäßig aktualisiert.
GB 3: Mit dem Eingang von Förderzusagen aus den verschiedensten Förderprogrammen werden dem Fachamt Förderbedingungen sowie Allgemeine Nebenbestimmungen (ANBest-P) zur Projektförderung übersandt. Diese Förderbedingungen sind einzuhalten. Eine über die vom Fördermittelgeber hinausgehende Anpassung der Förderbedingungen hinsichtlich interner Handreichungen zur Anwendung der Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie Allgemeiner Nebenbestimmungen erfolgte im Geschäftsbereich 3 nicht.
GB 5: Grundlagen der Zuwendungsbearbeitung sind die §§ 23 LHO Berlin, die Ausführungsvorschriften zu § 44 LHO Berlin und die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P). Ergänzend finden die „Rundschreiben Steuerungsdienst, SE Finanzen und Personal“ Anwendung, insbesondere zu Anforderungen an die Abgabe von Verwendungsnachweisen, Regelungen zu Jahresbescheiden, neuen Projekten oder haushaltswirtschaftlichen Vorgaben.
Darüber hinaus bestehen im Amt für Soziales insbesondere folgende interne Regelungen und Verfahrensstandards:
▪ Informationsblatt zum Zuwendungsverfahren, welches den Zuwendungsbescheiden beigefügt und zum Bestandteil des Bescheides gemacht wird (letzte Anpassung 01/2025),
▪ Dokumentation und Aktenführung gemäß GGO I,
▪ fachbereichsbezogene Verfahrenshinweise im Zuwendungsrecht (Rückforderungen, Verzinsung sowie zur Behandlung und Prüfung von Regiekosten),
▪ Prüfschemata zur kursorischen und vertieften Prüfung von Verwendungsnachweisen einschließlich der Vorbereitung und Dokumentation gegenüber dem Rechnungshof von Berlin,
▪ von den Mitarbeitenden werden entsprechende Schulungen an der VAK sowie Angebote der zentralen Ansprechstelle Zuwendungen genutzt: https://www.berlin.de/sen/asgiva/service/zentrale-ansprechstelle-zuwendungen/,
▪ Arbeitsanweisung zur Prüfung der Verwendung von Zuwendungen zur Projektförderung vom 01.03.2023 (mit dem Rechnungshof abgestimmt).
GB 6: Eine konkret festgelegte Geschäftsanweisung oder vergleichbare Regelung existiert nicht, da aufgrund der zum Teil sehr unterschiedlichen Anforderungen an die jeweiligen Projekte entsprechend ihrer Zuwendungszwecke eine einheitliche Regelung nicht sinnvoll wäre.
Typischerweise sind die Projekte in ihren jeweiligen Ausgestaltungen sehr verschieden, auch innerhalb der einzelnen fachlichen Bereiche, da sie möglichst breite inhaltliche Anforderungen abdecken sollen. Bei bezirklichen Projekten erfolgt eine Ausgestaltung in der Regel im Tandem mit dem zuständigen Ausschuss der BVV, wodurch insbesondere auch Fristenlegung und Anforderungen an die Antragsstellung bedingt 2 sind. Bei Projekten der Auftragsweisen Bewirtschaftung hingegen liegen mitunter Vorgaben der jeweils zuständigen Senatsverwaltung vor.
2. In welchen Punkten unterscheidet sich die praktische Anwendung der Vorschriften zur Zuwendungsfinanzierung zwischen den Geschäftsbereichen, insbesondere hinsichtlich:
– Anforderungen an Antragstellung und Nachweise,
– Mittelabruf und Mittelbewirtschaftung,
– Umgang mit Eigenmitteln und Drittmitteln,
– Fristenregelungen,
– Verwendungsnachweisen,
– Anerkennung zuwendungsfähiger Ausgaben,
– Umgang mit Honorar- und Personalkosten,
– Rückforderungen und Prüfverfahren?
Die Durchführung der Zuwendungsfinanzierung erfolgt in allen Geschäftsbereichen auf Grundlage der Landeshaushaltsordnung sowie der hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften und Nebenbestimmungen. Eigene hiervon abweichende Regelungen der Geschäftsbereiche bestehen grundsätzlich nicht.
Wie schon zu 1. ausgeführt, können sich Projekte aufgrund des Zuwendungszwecks und der beteiligten fachlichen Gremien in der Ausgestaltung unterscheiden. Dies ist aber nicht an einzelnen Geschäftsbereichen festzumachen, sondern individuell vom jeweiligen Projekt abhängig.
3. Welche fachlichen, organisatorischen oder rechtlichen Gründe bestehen für unterschiedliche Auslegungen oder Verfahren in den jeweiligen Geschäftsbereichen?
Wie schon oben dargestellt, erfolgt die Zuwendungsbearbeitung auf Grundlage der Landeshaushaltsordnung sowie der hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften und Nebenbestimmungen. Unterschiede in der praktischen Ausgestaltung können sich aus den jeweiligen fachlichen Zuständigkeiten der Geschäftsbereiche, den jeweiligen Förderprogrammen sowie den Regelungen der Zuwendungsbescheide, insbesondere bei der Weiterleitung von Mitteln, ergeben. Für die Antragstellung und Mittelabrufe werden standardisierte Formulare verwendet.
Beispielhaft seien noch folgende Rahmenbedingungen genannt, die einen Einfluss haben können:
o Die Ausübung des Ermessens nach § 40 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) erfolgt einzelfallbezogen;
o personelle Kapazitäten im Zuwendungsbereich können Einfluss auf Bearbeitungszeiten und Priorisierungen haben;
o die Art der Aktenführung (digital oder physisch) kann Verfahrensabläufe und Bearbeitungsgeschwindigkeit beeinflussen, z.B. Auftragswirtschaft mit digitaler Nachweisführung;
o auch bei grundsätzlich einjähriger Projektförderung unterscheiden sich die tatsächlichen Förderstrukturen teilweise erheblich;
o darüber hinaus können programmbezogene Vorgaben abweichende Regelungen vorsehen.
4. Inwieweit hält das Bezirksamt die gegenwärtig unterschiedlichen Verfahrensweisen für sachgerecht und notwendig?
Das Bezirksamt sieht keine Notwendigkeit, in die Eigenverantwortlichkeit der Geschäftsbereiche einzugreifen.
5. Gab es in den vergangenen fünf Jahren Bestrebungen zur Vereinheitlichung der Anwendung der LHO und der ANBest-P innerhalb des Bezirksamts? Wenn ja:
– welche Maßnahmen wurden ergriffen,
– mit welchem Ergebnis,
– und welche Hindernisse bestanden dabei?
Nein (siehe Antwort zu 4.).
6. Hält das Bezirksamt eine bezirksweit einheitliche Auslegung und Festlegung zentraler Standards der Zuwendungsfinanzierung für sinnvoll? Wenn nein, warum nicht?
Nein. Aufgrund der unterschiedlichen Förderinhalte in den einzelnen Geschäftsbereichen und der bisherigen Praxis wäre der Versuch, zentrale Standards festzulegen, nicht zielführend.
7. Plant das Bezirksamt künftig Maßnahmen zur Harmonisierung oder Standardisierung der Zuwendungspraxis zwischen den Geschäftsbereichen?
– Wenn ja, welche?
Nein (siehe Antwort zu 4.).